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zaicoの棚卸は、棚卸ワークスペースを使って実施します。
棚卸ワークスペースを使って棚卸をすることで、棚卸数を管理したり、過去の棚卸データをエクスポートすることができるようになります。
旧バージョンの棚卸について
旧バージョンも引き続きご利用いただけます。
(将来的には提供を終了いたしますが、現段階では未定です)
新バージョンと旧バージョンの互換性はありません。
旧バージョンは利用機能設定で有効/無効の設定がありますが、新バージョンではデフォルトで棚卸機能が使えます。
棚卸を実施する
- [在庫情報]>[棚卸一覧]>[新規棚卸]をクリックします。
- 「棚卸ワークスペースを新規作成」画面にて、棚卸タイトルを記載し『実行』ボタンを押します。
(棚卸数の在庫データへの反映方法)
・棚卸中に個別に即時反映:選択可
・終了時に全体へ一括反映:2025年リリース予定 - 棚卸ワークスペースが表示されますので画面上部の『▷開始』ボタンをクリックし、棚卸を開始してください。
数量を入力し、『棚卸』ボタンを押した時点での数値がこの棚卸ワークスペースに記録されます。
棚卸の間に在庫の入出庫や編集が行われた場合、(在庫一覧上の数量は通常通り変わりますが)『棚卸』ボタン押下後の棚卸数は変わりません。
- 棚卸がすべて終わったら、『□終了』ボタンを押して棚卸を終了します。
!一度終了ステータスにすると、再度棚卸中に戻すことはできません。
棚卸ワークスペースを作ったあとに在庫一覧の数量に増減があった場合は?
- 未棚卸のデータ:数量に都度反映されます(=在庫一覧の在庫数量となります)
- 棚卸済のデータ:数量には反映されません
バリエーションデータの棚卸
バリエーションデータの棚卸は、下記2通りの方法で行うことができます。
- バリエーションデータを1つずつ棚卸する
- 親データを棚卸する
以下にそれぞれの場合について説明します。
バリエーションデータを1つずつ棚卸する
- 棚卸ワークスペースで、バリエーションデータが存在する在庫データ(※下記赤枠)をクリックします。
- 該当の在庫データに付随するバリエーションデータの一覧が表示されますので、個々に棚卸を行ってください。
- 付随するバリエーションデータがすべて棚卸済になると、親となる棚卸データも棚卸済になります。
※[すべて棚卸]ボタン(①)から一気に棚卸済にすることもできます。
※棚卸したいバリエーションデータが存在しなかった場合は、その場で新しく作成することも可能です(②)
親データを棚卸する
棚卸ワークスペースで親データを棚卸済にすると、それに所属するバリエーションデータも全て棚卸済になります。
その際に数量を変更して棚卸済にした場合、未入力のバリエーションデータで調整されます。
(未入力データが無い場合は自動で作成されます)
再棚卸する
WEB版zaicoでは、棚卸が終了後も棚卸数を変更することができます。
棚卸終了後に棚卸数を変更することを、『再棚卸』といい、再棚卸で数量を変更すると、「棚卸差異」の数値を
「今回の棚卸前」の数量と比較することができます。
再棚卸は、終了ステータスの棚卸ワークスペースで、棚卸の数量を変更したいデータの[再棚卸]ボタンから行います。
ポイント
- 再棚卸した時点で、(再棚卸後の数量が)即時在庫データに反映されます。
- 変更履歴に再棚卸した際の日付で新しくデータが追記されます(棚卸時の変更履歴に上書きされるわけではありません)
- 最新のワークスペース(終了ステータス)のデータのみ再棚卸が可能です。
- 再棚卸は、Web版zaico のみ対応しています。
棚卸一覧とデータのエクスポート
棚卸一覧では、作成した棚卸ワークスペースを一覧で確認できます。
① 検索ウィンドウ:タイトルや、棚卸日でワークスペースを検索できます
② 新規棚卸:棚卸ワークスペースを作成します
③ タイトル:設定したワークスペースのタイトルが表示されます
④ 棚卸状況:棚卸済のデータ数 / すべてのデータ数 で算出した数値を進捗(%)で表示します
⑤ 誤差率:在庫差異があったデータ数 ÷ 棚卸済のデータ数 × 100
⑥ 棚卸開始~終了日時:棚卸の[開始]ボタンを押してから[終了]ボタンを押すまでの期間
⑦ ゴミ箱:ワークスペースを削除できます(※棚卸ステータスが「棚卸前」か「キャンセル」のみ)
⑧ エクスポート:データのエクスポートができます
棚卸ステータスとデータ保持
棚卸には作業状況に応じて、下記のステータスが存在します。
棚卸ステータスの種類:棚卸前、棚卸中、終了
終了ステータスになった棚卸ワークスペースは、ご契約プランに応じて内容の確認ができ、データのエクスポート(CSV)もできます。
プラン | 終了ステータスの棚卸データの閲覧可否 | エクスポート可能条件 |
ミニマムプラン | なし | 不可 |
ライトプラン | 直近1つまでの棚卸ワークスペース | 終了になった直近1つの棚卸ワークスペース |
フルプラン エンタープライズプラン |
直近3つまでの棚卸ワークスペース | 無制限 |
棚卸エクスポート
棚卸データのエクスポート(CSV)は、棚卸一覧上の下記ボタンより行います。
エクスポートしたデータは、処理状況一覧 ページでいつでも確認できます。
または、ワークスペース内の右上[エクスポート]ボタンからも棚卸データがエクスポートできます。
ワークスペースからエクスポートする際に、(データをフィルタリングしていると)フィルタリング中のデータだけがエクスポートできます。
エクスポートされるCSV内容
品名 |
在庫データの表示名 |
帳簿在庫数 |
棚卸済になる直前の数 + 基本単位 (※まとめ単位:未対応) |
実在庫数 |
棚卸済にした後の数 + 基本単位 (※まとめ単位:未対応) |
棚卸差異 | 棚卸前の数と棚卸後の数の比較 増えた場合は「+n」減った場合は「-n」と表示されます。 (※フルプラン以上で出力できます) |
在庫単価 | 在庫データの仕入単価 仕入単価の値が空の場合や仕入単価の項目自体が存在しない場合は0円で計算されます。 (※先入先出法や移動平均法などの評価方法:未対応) |
在庫金額 |
実在庫数 × 在庫単価 |
特記事項 |
棚卸時に記載した特記事項 |
注意事項
- 棚卸ステータスが「終了」の棚卸データのみ、エクスポートできます。
- 下位プランから上位プランにプランを変更された場合、上位プランでエクスポート可能な期間まで遡ってエクスポートすることができます。
- バリエーションデータはエクスポートできません。
棚卸ワークスペース
棚卸ワークスペースでは、棚卸作業を行ったり、実際のデータを確認することができます。
① タイトル:設定したワークスペースのタイトルが表示・編集できます
② 棚卸・終了:棚卸と開始と終了を指定できます
③ エクスポート:(データをフィルタリングしていると)フィルタリング中のデータだけがエクスポートできます
④ 未棚卸・棚卸済・差異あり:未棚卸や棚卸済・差異があったデータをボタン1つでフィルタリングできます
⑤ 詳細検索:検索できる項目は、在庫データの表示名組み合わせ設定で指定できます
⑥ QRコード:パソコンにハンディターミナルを接続してスキャンして棚卸する際に使用します
⑦ 物品情報:カテゴリ・物品名・(バリエーション項目)が表示されます
⑧ 棚卸数(棚卸後):棚卸日と棚卸操作をしたユーザー名が表示されます
⑨ 棚卸数(棚卸前):棚卸時に数量を変更する際に使用します
⑩ 特記事項:任意でメモを記載できます
⑪ 棚卸ボタン:このボタンを降下すると、棚卸数量が確定します
⑫ 変更ボタン:棚卸ボタンを押した後に数量を変更する際に使用します
⑬ 変更履歴:該当の物品データの変更履歴へ移動します
ポイント
- 棚卸差異は、④ の差異ありでフィルタリングしていただくか、③でデータをエクスポートすることで確認できます。(※フルプラン以上)
ユーザー別の機能別権限
ユーザー別に、棚卸ステータスを[終了]へ変更する操作を制限することができます。
WEB版zaico右上の[お名前]>[ユーザー情報]>[機能別権限:棚卸しのキャンセル・終了]から設定できます。
管理者権限ユーザーと編集権限ユーザーはデフォルトで本設定がONになっています。
※棚卸の開始操作は制限できません
※キャンセル操作は、2025年にリリースされる[棚卸数の在庫データへの反映方法:終了時に全体へ一括反映]に
付随する機能です
棚卸前後の在庫数の差異を確認する(※フルプラン以上)
棚卸ワークスペース内、或いは棚卸データをエクスポートすることで確認できます。
棚卸前後の在庫数の差異を確認する(※ライトプラン以下)
棚卸差異は自動計算されませんので、ご自身で棚卸前後の在庫データをエクスポートし、
表計算ソフトなどで計算・算出いただくようになります。
<手順>
zaicoの棚卸は棚卸実施後、棚卸した数量に即座にデータが反映されますので、下記の手順で操作してください。
- 棚卸前に在庫データをエクスポートしてCSVファイルとして保存する
- 棚卸を実施する
- 棚卸後に在庫データをエクスポートしてCSVファイルとして保存する
- 棚卸前と後のCSVファイルにつき、在庫アイテム毎にエクセルファイルを使って数量を比較する
- 棚卸による数え間違い等が発見された場合は、再度在庫データを修正する